VNITŘNÍ SMĚRNICE SVJ K OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

        

Vážení vlastníci a spoluvlastníci,

v letošním roce nabylo účinnost Nařízení Evropského parlamentu a Rady EU č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů GDPR.

K realizaci nařízení v podmínkách Společenství vlastníků jednotek v domech Nedvědova 357/1, 358/3 a 359/5 Olomouc je nutno splnit následující opatření:

  1. 1. Zpracovat a schválit výborem společenství vlastníků Vnitřní směrnici SVJ k ochraně osobních dat, která, upřesní jaké osobní údaje vlastníků jednotek a pro jaké účely jsou údaje zpracovávány. Splněno.
  2. 2. Seznámit vlastníky jednotek s Vnitřní směrnicí SVJ k ochraně osobních dat, před podepsáním písemného souhlasu s vedením osobních údajů. Vnitřní směrnice je uvedena v příloze. Pro vlastníky, kteří nemají e-mailovou adresu bude vytištěn potřebný počet výtisků vnitřní směrnice pro jednotlivé vlastníky.
  3. 3. Podepsat písemný souhlas členů společenství vlastníků s vedením osobních údajů vlastníků. Předtištěný formuláře souhlasu na Vaše jméno podepište a odešlete zpět na e-mailovou adresu: nedvedova357@seznam.cz. Vytištění formuláře souhlasu pro jednotlivé vlastníky, kteří nemají e-mailovou adresu zabezpečí výbor společenství. Termín a místo podepsání souhlasu budou upřesněny dodatečně.
  4. Uzavřít se SNO a.s. zpracovatelem osobních údajů Dodatek ke smlouvě o výkonu správy nemovitosti. Splněno
  5. 5. Případné dotazy adresujte na níže uvedené adresy.

                                         S pozdravem předseda výboru společenství vlastníků František Lenert

                                         Mobil: 604333775   e-mail: svj.nedvedova357@seznam.cz

 

Obsah

Čl. I. Základní

Čl. II. Základní zásady zpracování osobních údajů a jejich dodržování                          

Čl. III. Činnost společenství vlastníků před započetím (dalšího) zpracování osobních údajů          

Čl. IV. Zákonné důvody zpracování a podmínky získání souhlasu subjektu údajů                    

Čl. V. Výběr zpracovatele osobních údajů a uzavírání smluv s tímto zpracovatelem                

Čl. VI. Záznamy o činnostech zpracování osobních údajů                                        

Čl. VII. Zabezpečení osobních údajů a porušení tohoto zabezpečení                              

Čl. VIII. Posouzení vlivu na ochranu osobních údajů Společenstvím vlastníků                      

Čl. IX. Povinnosti Společenství vlastníků ve vztahu k subjektům údajů, práva subjektů údajů        

Čl. X. Opatření na úseku provozování kamerových systémů v domě                              

Čl. XI. Závěrečná ustanovení                                                                  

       Čl. I.

Základní pojmy

1.1. Společenství vlastníků je správcem osobních údajů, který zpracovává osobní údaje sám anebo

       k tomuto účelu využívá služeb zpracovatelů osobních údajů. Odpovědnost za zpracování

       osobních údajů nesou statutární zástupci, případně další osoby, které zpracováním tito pověří.

1.2. Osobní údaje představují veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické

       osobě (dále jen „subjekt údajů”); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba,

       kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například

       jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních

       prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské

       identity této fyzické osoby.

1.3. Subjektem údajů jsou ve vztahu ke Společenství vlastníků vždy členové Společenství

       vlastníků, příp. členové jejich domácností, jinak jimi mohou být i nájemci, podnájemci, či

       další osoby, které se v bytovém domě pohybují a zdržují, pokud Společenství vlastníků

       zpracovává jejich osobní údaje.

1.4. Zpracováním osobních údajů je jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo

       soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů,

       jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo

       pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné

       zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

1.5. Zpracovatelem osobních údajů je v kontextu této směrnice jakákoliv fyzická nebo právnická

       osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro

       Společenství vlastníků jakožto správce osobních údajů.

1.6. Příjemcem osobních údajů je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura

       nebo jiný subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty, ať už se jedná o třetí stranu, či nikoli.

       Avšak orgány veřejné moci, které mohou získávat osobní údaje v rámci zvláštního šetření v

       souladu s právem České republiky, se za příjemce nepovažují.

1.7. Třetí stranou je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný

       subjekt, který není subjektem údajů, správcem, zpracovatelem ani osobou přímo podléhající

       správci nebo zpracovateli, jež je oprávněna ke zpracování osobních údajů.

                           Čl. II.

Základní zásady zpracování osobních údajů a jejich dodržování

2.1. Při zpracování osobních údajů postupuje Společenství vlastníků v souladu se základními

       zásadami zpracování osobních údajů. Společenství vlastníků tedy:

         a. zpracovává osobní údaje ve vztahu k subjektům údajů korektně, zákonně a

        transparentně;

       b. shromažďuje osobní údaje pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a dále

           je nezpracovává způsobem, který je s těmito účely neslučitelný (za neslučitelné

           s původními účely se přitom nepovažuje další zpracování pro účely archivace ve

           veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu nebo pro statistické

           účely);

         c. zpracovává pouze takové osobní údaje, které jsou přiměřené, relevantní a omezené na

         nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány;

         d. zpracovává pouze takové osobní údaje, které jsou přesné a v případě potřeby

           aktualizované; Společenství vlastníků k tomuto účelu přijme veškerá rozumná opatření,

           aby osobní údaje, které jsou nepřesné s přihlédnutím k účelům, pro které se zpracovávají,

           byly bezodkladně vymazány nebo opraveny;

         e. uloží osobní údaje ve formě umožňující identifikaci subjektů údajů po dobu ne delší, než

         je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány;

         f. zpracovává osobní údaje způsobem, který zajistí náležité zabezpečení osobních údajů,

         včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před

           neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo

           poškozením.

2.2. Společenství vlastníků odpovídá za dodržení všech výše uvedených zásad a v souladu

       s Nařízením musí být schopno dodržování těchto zásad doložit.

                              Čl. III.

       Činnost společenství vlastníků před započetím (dalšího) zpracování

                         osobních údajů

3.1. Společenství vlastníků předně provede analýzu dosavadního zpracování údajů, a to zejména:

       a. posoudí, které osobní údaje zpracovává a k jakým účelům;

       b. zkontroluje, zda pořád trvá právní důvod zpracování osobních údajů tak, aby toto

           zpracování bylo zákonné;

       c. v případě, že již netrvá původní zákonný důvod zpracování, zjistí, zda nelze příslušné

           zpracování osobních údajů podřadit pod některý z dalších zákonných důvodů

           zpracování a pokud se žádný neuplatní, pak získá souhlas subjektu údajů se

           zpracováním, příp. zpracování daných osobních údajů ukončí a tyto osobní údaje

           vymaže; Společenství vlastníků informuje subjekt údajů o každé změně zákonného

           důvodu zpracování osobních údajů, o změně účelu zpracování, o výmazu osobních

           údajů apod.;

       d. posoudí stávající technické zabezpečení zpracování osobních údajů a přijme opatření

           dle čl. VII. této směrnice;

       e. proškolí své zaměstnance a další osoby, které osobní údaje zpracovávají na základě

           pokynů Společenství vlastníků, a zajistí jejich mlčenlivost;

       f. posoudí stávající rizika zpracování osobních údajů;

posoudí zavedené postupy při poskytování informací subjektům údajů, příjemcům údajů

a třetím osobám (např. externím správcům);

posoudí, zda uzavřené smlouvy se zpracovateli osobních údajů splňují podmínky

stanovené Nařízením (pokud nesplňují, postupuje dle čl. V. této směrnice).

3.2. Společenství vlastníků zavede s přihlédnutím k povaze, rozsahu, kontextu a účelům

       zpracování i k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro práva a svobody

       fyzických osob vhodná technická a organizační opatření, aby zajistilo a bylo schopné doložit,

       že zpracování je prováděno v souladu s Nařízením. Tato opatření je Společenství vlastníků

       povinno pravidelně aktualizovat.

                         Čl. IV.

Zákonné důvody zpracování a podmínky získání souhlasu subjektu

                           údajů

4.1. Společenství vlastníků je oprávněno zpracovávat osobní údaje pouze na základě jednoho ze

       zákonných důvodu zpracování, ve vztahu ke Společenství vlastníků pak půjde nejčastěji o

       zpracování nezbytné pro splnění právních povinností, které se na Společenství vlastníků

       vztahují, nebo zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, příp.

       půjde o zpracování nezbytné pro účely oprávněných zájmů Společenství vlastníků či třetí

       strany (za podmínky, že tyto oprávněné zájmy nepředčí základní práva a svobody subjektů

       údajů).

4.2. V případě, že se neuplatní žádný jiný zákonný důvod zpracování a Společenství vlastníků

       bude chtít určité osobní údaje i přesto zpracovávat (např. rodná čísla subjektů údajů), bude si

       muset opatřit k příslušnému zpracování souhlas subjektu údajů pro jeden či více konkrétních

       účelů takového zpracování.

4.3. Souhlas subjektu údajů dle předchozího odstavce tohoto článku směrnice musí být

       svobodným, konkrétním, informovaným a jednoznačným projevem vůle, kterým subjekt

       údajů dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých

       osobních údajů.

4.4. Žádost Společenství vlastníků o vyjádření souhlasu se zpracováním osobních údajů musí být

       Společenstvím vlastníků předložena takovým způsobem, který je od jiných skutečností, ke

       kterým se případně subjekt údajů vyjadřuje, jasně odlišitelný, a je srozumitelný a snadno

       přístupný za použití jasných a jednoduchých jazykových prostředků.

4.5. Společenství vlastníků musí být schopné udělení souhlasu subjektem údajů v případě potřeby

       doložit.

4.6. Společenství vlastníků musí subjekt údajů informovat o právu subjektu údajů kdykoliv

       souhlas se zpracováním svých osobních údajů odvolat, přičemž Společenství vlastníků musí

       zajistit, aby odvolání souhlasu subjektu údajů bylo stejně snadné, jako jeho poskytnutí.

                         Čl. V.

Výběr zpracovatele osobních údajů a uzavírání smluv s tímto

                     zpracovatelem

5.1. Společenství vlastníků využije ke zpracování osobních údajů pouze ty zpracovatele, kteří

       poskytují dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby

       dané zpracování splňovalo požadavky Nařízení a aby byla zajištěna ochrana práv subjektů

       údajů.

5.2. Společenství vlastníků uděluje zpracovateli písemné povolení k zapojení dalšího zpracovatele

       do zpracování osobních údajů. Toto povolení může být konkrétní nebo obecné. V případě

       obecného povolení může společenství vlastníků vyslovit vůči jakýmkoliv změnám týkajícím

       se přijetí dalších zpracovatelů nebo jejich nahrazení námitky.

5.3. Společenství vlastníků uzavře se zpracovatelem písemnou smlouvu, ve které budou uvedeny

       alespoň následující informace:

         a. předmět zpracování, tj. které osobní údaje bude zpracovatel zpracovávat (např.

           identifikační údaje subjektů údajů);

         b. doba trvání zpracování osobních údajů (smlouvu se zpracovatelem lze uzavřít i na dobu

           neurčitou);

         c. povaha a účel zpracování osobních údajů;

      d. typ osobních údajů (zda jsou předmětem zpracování i zvláštní kategorie osobních údajů,

           tedy tzv. citlivé osobní údaje) a kategorie subjektů údajů (např. zaměstnanci Společenství

           vlastníků, vlastníci bytových jednotek, nájemci, podnájemci apod.);

         e. práva a povinnosti Společenství vlastníků, jakožto správce.

5.4. Společenství vlastníků ve smlouvě se zpracovatelem dále stanoví, že zpracovatel:

       - zpracovává osobní údaje pouze na základě doložených pokynů Společenství vlastníků a

           informuje Společenství vlastníků o příp. požadavcích na předání osobních údajů do třetí

           země nebo mezinárodní organizaci (ledaže by právní předpisy toto informování

           zakazovaly z důležitých důvodů veřejného zájmu);

       - zajišťuje, aby se osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje zavázaly k mlčenlivosti nebo

           aby se na ně vztahovala zákonná povinnost mlčenlivosti;

       - přijme všechna technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů, blíže

           upravená v čl. VII. této směrnice (v souladu s čl. 32 Nařízení);

       - dodržuje podmínky pro zapojení dalšího zpracovatele, tedy disponuje písemným

           povolením Společenství vlastníků a plní stejné povinnosti jako prvotní zpracovatel tak,

           aby zpracování osobních údajů splňovalo podmínky Nařízení;

       - zohledňuje povahu zpracování, je Společenství vlastníků nápomocen prostřednictvím

           vhodných technických a organizačních opatření, pokud je to možné, pro splnění

           povinnosti Společenství vlastníků

       - reaguje na žádosti o výkonu práv subjektu údajů (blíže popsaných v čl. IX. této směrnice);

       - je Společenství vlastníků nápomocen při zajišťování souladu s povinnostmi týkajícími se

           zabezpečení osobních údajů, ohlašování porušení tohoto zabezpečení, posouzení vlivu na

           ochranu osobních údajů a příp. předchozí konzultace s Úřadem pro ochranu osobních

           údajů, to vše při zohlednění povahy zpracování a informací, jež má zpracovatel k

           dispozici;

       - v souladu s rozhodnutím Společenství vlastníků všechny osobní údaje buď vymaže, nebo

           je vrátí Společenství vlastníků po ukončení poskytování služeb spojených se

           zpracováním, a vymaže existující kopie, pokud právo Evropské unie nebo členského státu

           nepožaduje uložení daných osobních údajů;

       - poskytne Společenství vlastníků veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly

           splněny povinnosti při zpracování osobních údajů zpracovatelem, a umožní audity, včetně

           inspekcí, prováděné Společenstvím vlastníků nebo jiným auditorem, kterého

           Společenství vlastníků pověřilo, a k těmto auditům přispěje;

       - v případě, že má za to, že určitý pokyn Společenství vlastníků je v rozporu s Nařízením

       nebo jinými předpisy Evropské unie, či České republiky, týkajícími se ochrany osobních

           údajů, neprodleně o tom informuje Společenství vlastníků.

                   Čl. VI.

Záznamy o činnostech zpracování osobních údajů

6.1. Společenství vlastníků vede záznamy o činnostech zpracování osobních údajů, za které

       odpovídá. Tyto záznamy o činnostech vede Společenství vlastníků písemně, přičemž za

       písemnou formu se považuje i forma elektronická.

6.2. Společenství vlastníků na požádání poskytne tyto záznamy o činnostech Úřadu pro ochranu  osobních údajů.

      

6.3. Společenství vlastníků eviduje v rámci záznamů o činnostech tyto informace:

       a. identifikační a kontaktní údaje Společenství vlastníků (případného společného správce, či zástupce správce);

          

       b. účely zpracování;

       c. popis kategorií subjektů údajů a kategorií osobních údajů;

       d. kategorie příjemců, kterým byly nebo budou osobní údaje zpřístupněny;

       e. informace o případném předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní

           organizaci, včetně identifikace této třetí země či mezinárodní organizace, a příp. doložení

           vhodných záruk;

       f. je-li to možné, plánované lhůty pro výmaz jednotlivých kategorií údajů;

       g. je-li to možné, obecný popis technických a organizačních bezpečnostních opatření

           k zabezpečení osobních údajů, dále uvedených v čl. VII. této směrnice (čl. 32 odst. 1

           Nařízení).

                       Čl. VII.

Zabezpečení osobních údajů a porušení tohoto zabezpečení

7.1. Společenství vlastníků přijme vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení

       zpracování osobních údajů. Při výběru vhodných technických a organizačních opatření

       Společenství vlastníků přihlédne ke stavu techniky, nákladům na provedení opatření, povaze,

       rozsahu, kontextu a účelům zpracování osobních údajů a také k různě pravděpodobným a

       různě závažným rizikům pro práva a svobody fyzických osob.

7.2. Při posuzování rizik dle předchozího odstavce Společenství vlastníků postupuje v obdobně

       s čl. VIII. této směrnice.

7.3. Společenství vlastníků v případě změny rizika příslušně upraví opatření uvedená v odst. 7.1.

       tohoto článku směrnice a přijme opatření ve vztahu k novým rizikům vhodnější.

7.4. Společenství vlastníků ohlašuje jakékoliv porušení zabezpečení osobních údajů Úřadu pro

       ochranu osobních údajů, a to bez zbytečného odkladu a pokud možno do 72 hodin od

       okamžiku, kdy se Společenství vlastníků o tomto porušení zabezpečení dozvědělo. Pokud tak

       Společenství vlastníků učiní později než do 72 hodin, od okamžiku, kdy se Společenství

       vlastníků o tomto porušení zabezpečení dozvědělo, uvede spolu s ohlášením Úřadu pro

       ochranu osobních údajů i důvody pozdního ohlášení. Ohlášení porušení zabezpečení osobních

       údajů není Společenství vlastníků povinno provést, pokud tímto porušením nebyly ohroženy

       či se neohrozí práva a svobody fyzických osob.

7.5. V ohlášení dle předchozího odstavce tohoto článku směrnice Společenství vlastníků popíše:

       a) povahu porušení zabezpečení osobních údajů, a pokud je to možné, i které kategorie

           osobních údajů a záznamů osobních údajů se porušení týká, přibližný počet dotčených

           subjektů údajů a dotčených záznamů;

       b) jméno a kontaktní údaje kontaktního místa, které může poskytnout bližší informace o

           porušení (např. příslušného zpracovatele);

       c) pravděpodobné důsledky daného porušení;

    d) opatření, která Společenství vlastníků přijalo k nápravě, příp. ke zmírnění možných

           nepříznivých dopadů.

7.6. Každé porušení zabezpečení osobních údajů musí být Společenstvím vlastníků řádně

       zdokumentováno, včetně informací o přijatých nápravných opatřeních.

7.7. Jakmile se Společenství vlastníků o porušení zabezpečení osobních údajů dozví, posoudí,

       s jakou pravděpodobností představuje toto porušení riziko pro práva a svobody fyzických

       osob. Pokud Společenství vlastníků vyhodnotí, že toto porušení bude nést vysoké riziko pro

       práva a svobody fyzických osob, oznámí dané porušení i subjektu údajů, tj. tomu, koho se

       dané osobní údaje týkají.

7.8. Oznámení subjektu údajů dle předchozího odstavce tohoto článku směrnice učiní Společenství

       vlastníků jasně, srozumitelně, s použitím jednoduchých jazykových prostředků a subjektu

       údajů podá minimálně informace uvedené v odst. 5 písm. b) až d) tohoto článku směrnice.

7.9. Společenství vlastníků není povinno oznámení subjektu údajů učinit, pokud zavedlo náležitá

       technická a organizační ochranná opatření u osobních údajů dotčených porušením, např. učiní

       je nesrozumitelnými pro třetí osoby (pomocí šifrování apod.), nebo přijalo následná opatření,

       která zajistí, že se vysoké riziko pro práva a svobody subjektů údajů pravděpodobně již

       neprojeví a dále pokud by to představovalo nepřiměřené úsilí. I v případě, že by oznámení

       subjektu údajů představovalo nepřiměřené úsilí, Společenství vlastníků informuje dotčené

       subjekty údajů pomocí veřejného oznámení, např. prostřednictvím internetové stránky

       Společenství vlastníků, domovní vývěsky apod.

                             Čl. VIII.

    Posouzení vlivu na ochranu osobních údajů Společenstvím vlastníků

8.1. V případě, že Společenství vlastníků vyhodnotí, že je pravděpodobné, že určitý druh

       zpracování osobních údajů (zejména při využití nových technologií) bude s přihlédnutím k

       povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování mít za následek vysoké riziko pro práva a

       svobody fyzických osob, Společenství vlastníků provede před zpracováním posouzení vlivu

       zamýšlených operací zpracování na ochranu osobních údajů. Pro soubor podobných operací

       zpracování, které představují podobné riziko, bude stačit jedno posouzení.

8.2. Součástí posouzení dle výše uvedeného odstavce tohoto článku směrnice bude alespoň:

       a) systematický popis zamýšlených operací zpracování a účely zpracování, případně včetně

           oprávněných zájmů Společenství vlastníků;

       b) posouzení nezbytnosti a přiměřenosti operací zpracování z hlediska účelů;

       c) posouzení rizik pro práva a svobody subjektů údajů;

       d) plánovaná opatření k řešení těchto rizik, včetně záruk, bezpečnostních opatření a

           mechanismů k zajištění ochrany osobních údajů a k doložení jejich souladu s Nařízením,

           a to s přihlédnutím k právům a oprávněným zájmům subjektů údajů a dalších dotčených

           osob.

8.3. Společenství vlastníků konzultuje s Úřadem pro ochranu osobních údajů zpracování osobních

       údajů (před jejich zpracováním) v případě, že z provedeného posouzení dle odst. 1 tohoto

       článku směrnice vyplyne, že by dané zpracování mělo za následek vysoké riziko, a to pokud

       by Společenství vlastníků nepřijalo opatření ke zmírnění tohoto rizika.

                             Čl. IX.

Povinnosti Společenství vlastníků ve vztahu k subjektům údajů,

                   práva subjektů údajů

9.1. Společenství vlastníků poskytuje subjektům údajů informace a sdělení stručným,

       transparentním, srozumitelným a snadno přístupným způsobem za použití jasných a

       jednoduchých jazykových prostředků. Informace a sdělení může Společenství vlastníků

       subjektům údajů poskytovat písemně, ve vhodných případech i elektronicky nebo ústně,

       pokud si ověří totožnost příslušného subjektu údajů.

9.2. Společenství vlastníků musí na žádost subjektu údajů o informace a sdělení reagovat bez

       zbytečného odkladu, nejpozději však do 1 měsíce od obdržení takové žádosti.

       V odůvodněných případech může Společenství vlastníků tuto lhůtu prodloužit, nejdéle však o

       2 měsíce. Společenství vlastníků o prodloužení lhůty informuje subjekt údajů, a to také do 1

       měsíce od obdržení žádosti subjektu údajů a sdělí subjektu údajů důvody tohoto prodloužení.

       V případě, že subjekt údajů podá žádost o informace a sdělení elektronicky, Společenství

       vlastníků mu je poskytne elektronicky, ledaže subjekt údajů nepožádá o jiný způsob

       poskytnutí informací a sdělení, např. písemně.

9.3. Pokud subjekt údajů žádá Společenství vlastníků o přijetí určitých opatření (opravu jeho

       osobních údajů, jejich výmaz apod.) a Společenství vlastníků takové opatření nepřijme,

       informuje o tom subjekt údajů neprodleně, nejpozději do 1 měsíce od žádosti o přijetí

       příslušného opatření, a to včetně důvodů neprovedení těchto opatření a také informace o

       možnosti subjektu údajů podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, příp. se obrátit

       na soud.

9.4. Informace a sdělení poskytuje Společenství vlastníků subjektu údajů bezplatně. V případě, že

       subjekt údajů činí opakované žádosti, nebo jsou tyto žádosti nedůvodné, či nepřiměřené,

       Společenství vlastníků může žádost subjektu údajů odmítnout anebo uložit přiměřený

       poplatek pokrývající administrativní náklady spojené s poskytnutím informací a sdělení nebo

       spojené s provedením požadovaných opatření. Společenství vlastníků musí být schopno

       nedůvodnost či nepřiměřenost žádosti subjektu údajů doložit.

9.5. V případě, že Společenství vlastníků získá osobní údaje přímo od subjektu údajů, sdělí při

       jejich získání subjektu údajů následující informace:

         a) identifikační a kontaktní údaje Společenství vlastníků a případného zástupce Společenství

           vlastníků;

         b) účely zpracování, pro které jsou osobní údaje určeny, a právní základ pro zpracování;

         c) oprávněné zájmy Společenství vlastníků nebo třetí strany v případě, že je zpracování

           nezbytné pro účely oprávněných zájmů Společenství vlastníků, či třetí osoby;

         d) případné příjemce nebo kategorie příjemců osobních údajů;

         e) případný úmysl Společenství vlastníků předat osobní údaje do třetí země nebo

       mezinárodní organizaci a existenci či neexistenci rozhodnutí Evropské komise, že tato

           třetí země nebo mezinárodní organizace poskytuje odpovídající ochranu osobním

           údajům, dále pak odkaz na vhodné záruky a prostředky k získání kopie těchto údajů nebo

           informace o tom, kde byly tyto údaje zpřístupněny.

9.6 Pokud je to nezbytné pro zajištění spravedlivého a transparentního zpracování, Společenství

       vlastníků poskytne subjektu údajů i další informace, zejména dobu zpracování osobních

       údajů, příp. kritéria pro její stanovení, dále pak informace o právu subjektu údajů na opravu

       osobních údajů, jejich výmaz apod.

9.7 V případě, že Společenství vlastníků nezíská osobní údaje přímo od subjektu údajů, sdělí při

       jejich získání subjektu údajů informace uvedené v odst. 9.5. písm. a), b), d) a e) tohoto článku

       směrnice, příp. i další informace dle odst. 9.6. tohoto článku směrnice.

9.8 Společenství vlastníků informuje subjekt údajů o změně účelu zpracování osobních údajů,

    kdykoliv k ní dojde.

9.9 Společenství vlastníků je povinno na požádání dát subjektu údajů potvrzení o tom, zda

    Společenství vlastníků osobní údaje, které se ho týkají, zpracovává, a pokud ano, zajistit

    subjektu údajů přístup k těmto údajům a k následujícím informacím:

       a) účely zpracování;

       b) kategorie dotčených osobních údajů;

       c) příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny,

           zejména příjemci ve třetích zemích nebo v mezinárodních organizacích;

       d) plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit,

           kritéria použitá ke stanovení této doby;

       e) existence práva požadovat od Společenství vlastníků opravu nebo výmaz osobních údajů

           týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování anebo vznést námitku proti

           tomuto zpracování;

       f) právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů;

       g) veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu

           údajů.

9.10. Společenství vlastníků je v souladu s povinnostmi stanovenými v odst. 9.9. tohoto článku

       směrnice povinno poskytnout subjektu údajů kopii zpracovávaných osobních údajů. Za

       poskytnutí kopií dle předchozí věty může Společenství vlastníků účtovat přiměřený

       administrativní poplatek.

9.11. Společenství vlastníků má povinnost bez zbytečného odkladu opravit nepřesné osobní údaje

       týkající se subjektu údajů, doplnit neúplné osobní údaje, a to i poskytnutím dodatečného

       prohlášení.

9.12. Společenství vlastníků má povinnost bez zbytečného odkladu vymazat osobní údaje, týkající

       se subjektu údajů, pokud je naplněn jeden z následujících důvodů:

       a) osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak

           zpracovány;

       b) subjekt údajů odvolá souhlas, pokud byly osobní údaje zpracovávány na základě tohoto

           souhlasu, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;

       c) subjekt údajů vznese námitky proti zpracování podle odst. 19 tohoto článku směrnice a

           neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování;

       d) osobní údaje byly zpracovány protiprávně;

      e) osobní údaje musí být vymazány za účelem splnění právní povinnosti stanovené právem

           Evropské unie nebo právním řádem České republiky.

9.13. V případě, že Společenství vlastníků osobní údaje subjektu údajů zveřejnilo a je povinno

         je vymazat, musí Společenství vlastníků přijmout (s ohledem na dostupnou technologii a

         náklady) přiměřené kroky k tomu, aby informovalo jiné správce osobních údajů, kteří tyto

         osobní údaje zpracovávají, že je subjekt údajů žádá, aby vymazali veškeré odkazy na tyto

         osobní údaje, jejich kopie i replikace.

9.14. Společenství vlastníků není povinno splnit povinnosti dle odst. 9.12. a 9.13. tohoto článku

         směrnice, pokud je zpracování osobních údajů pro něj nezbytné, např. pro splnění právní

         povinnosti, jež vyžaduje zpracování osobních údajů právem Evropské unie nebo právním

         řádem České republiky, které se na Společenství vlastníků vztahuje, nebo pro určení,

         výkon nebo obhajobu svých právních nároků apod.

9.15. Společenství vlastníků je povinno omezit zpracování osobních údajů subjektu údajů,

         pokud:

             a) subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby

               Společenství vlastníků mohlo přesnost osobních údajů ověřit;

    b) zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo

         toho o omezení jejich použití;

    c) Společenství vlastníků již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt

         údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;

    d) subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování podle odst. 9.19. tohoto článku

         směrnice, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Společenství vlastníků pro

         zpracování převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.

V případě, že Společenství vlastníků omezilo zpracování osobních údajů dle předchozího

odstavce této směrnice, mohou být tyto osobní údaje zpracovávány pouze se souhlasem

subjektu údajů, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu

ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu

Evropské unie nebo některého členského státu Evropské unie.

Společenství vlastníků předem informuje subjekt údajů o zrušení omezení zpracování

osobních údajů dle odst. 9.15. tohoto článku směrnice.

Společenství vlastníků je povinno oznámit jednotlivým příjemcům, blíže vymezeným v čl.

I. odst. 1.6. této směrnice, informaci o všech opravách nebo výmazech osobních údajů, o

omezení zpracování osobních údajů, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné

nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Společenství vlastníků rovněž informuje subjekt údajů

o těchto příjemcích, pokud to subjekt údajů požaduje.

V případě, že subjekt údajů vznese námitku proti zpracování osobních údajů

Společenstvím vlastníků, které Společenství vlastníků zpracovává za účelem oprávněných

zájmů Společenství vlastníků, či třetí osoby, Společenství vlastníků na základě této

námitky osobní údaje dále nezpracovává, ledaže prokáže závažné oprávněné důvody pro

zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro

určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Společenství vlastníků musí subjekt údajů

o tomto právu informovat, a to nejpozději při první komunikaci se subjektem údajů.

                       Čl. X.

Opatření na úseku provozování kamerových systémů v domě

10.1. Společenství vlastníků přijme vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení

       zpracování osobních údajů. Při výběru vhodných technických a organizačních opatření

       Společenství vlastníků přihlédne ke stavu techniky, nákladům na provedení opatření,

       povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování osobních údajů.

10.2. Kamerové systémy v domě budou Společenstvím vlastníků využívány ke zpracování

       osobních údajů za účelem zajištění pořádku v domě a ochrany majetku členů SVJ -

       oprávněný zájem správce či třetí strany.

10.3. Kamerové systémy nemohou zabírat prostory vstupů do jednotlivých bytů.

10.4. Společenství vlastníků zabezpečí, aby doba uchování záznamu z kamerových systémů

       nepřesáhla dobu 10 dnů.

10.5. O provozování kamerového systému v domě informuje Společenství vlastníků vhodným

       způsobem na viditelném místě - umístěním piktogramu se základní informací o provozování

       kamer a monitorování prostor v domě na všech přístupech do domu. Současně pak umístí na

       nástěnku v domě, nebo elektronickou informační desku pro členy Společenství vlastníků i

       pro případné pravidelné nebo náhodné návštěvníky, doplňující informace „Informace

     o provozu kamerového systému v obytném domě“, která bude obsahovat tyto údaje:

         - totožnost a kontaktní údaje správce a případně jeho zástupce;

         - účely zpracování, pro které jsou osobní údaje určeny, a právní základ pro zpracování;

         - kategorie dotčených osobních údajů;

         - příjemce nebo kategorie příjemců osobních údajů.

         Kromě výše uváděných informací poskytne Společenství vlastníků v souladu s tímto

             článkem subjektu údajů tyto další informace, jsou-li nezbytné pro zajištění

             spravedlivého a transparentního zpracování ve vztahu k subjektu údajů:

         - doba, po kterou budou osobní údaje uloženy;

         - zákonný důvod zpracování - oprávněné zájmy správce nebo třetí strany za účelem

             ochrany pořádku a majetku v domě v případě, že je zpracování založeno na čl. 6 odst. 1

            písm. f)

         - existence práva požadovat od správce přístup k osobním údajům týkajícím se subjektu

             údajů, jejich opravu nebo výmaz anebo omezení zpracování a práva vznést námitku

             proti zpracování, jakož i práva na přenositelnost údajů;

         - pokud bude zpracování založeno na souhlasu subjektu údajů, existence práva odvolat

             kdykoli souhlas, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu

             uděleném před jeho odvoláním;

         - existence práva podat stížnost u dozorového úřadu;

         - zdroj, ze kterého osobní údaje pocházejí.

10.6. Informace Společenství vlastníků jako správce osobních údajů poskytne žadateli písemně

         nebo jinými prostředky, včetně ve vhodných případech v elektronické formě. Pokud si to

         subjekt údajů vyžádá, mohou být informace poskytnuty ústně, a to za předpokladu, že

         identita subjektu údajů je prokázána jinými způsoby. Správce poskytne informace žadateli:

         - v přiměřené lhůtě po získání osobních údajů, ale nejpozději do jednoho měsíce,

             s ohledem na konkrétní okolnosti, za nichž jsou osobní údaje zpracovávány;

         - nejpozději v okamžiku, kdy poprvé dojde ke komunikaci se subjektem údajů, mají-li být

             osobní údaje použity pro účely této komunikace; nebo

         - nejpozději při prvním zpřístupnění osobních údajů, pokud je má v úmyslu zpřístupnit

             jinému příjemci.

10.7. Společenství vlastníků, jako správce osobních údajů získaných při provozování

       kamerových systémů vede záznamy o činnostech zpracování záznamů z kamerových

       systémů, za něž odpovídá. Záznamy se vyhotovují písemně, v to počítaje i elektronickou

       formou. Záznam o činnosti provozování kamerového systému bude obsahovat všechny

       tyto informace:

         a) jméno a kontaktní údaje správce a případného společného správce, zástupce správce

             apod. osoby, obsluhující kamerový systém;

         b) účely zpracování;

         c) popis kategorií subjektů údajů a kategorií osobních údajů;

         d) kategorie příjemců, kterým byly nebo budou osobní údaje zpřístupněny, včetně

             příjemců ve třetích zemích nebo mezinárodních organizacích;

         e) informace o případném předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní

            organizaci, včetně identifikace této třetí země či mezinárodní organizace, a v případě

             předání podle čl. 49 odst. 1 druhého pododstavce doložení vhodných záruk;

         f) je-li to možné, plánované lhůty pro výmaz jednotlivých kategorií údajů;

         g) je-li to možné, obecný popis technických a organizačních bezpečnostních opatření

             uvedených v čl. 32 odst. 1. nařízení GDPR.

10.8.Společenství vlastníků poskytne záznamy o činnosti na požádání dozorového úřadu,

       kterým je ÚOOÚ.

10.9. Společenství vlastníků zabezpečí záznam z kamer, jakož i přenos vhodnými technickými

       a organizačními opatřeními, s přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům na provedení,

       povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování.

10.10. Společenství ohlásí případy porušení zabezpečení osobních údajů dozorovému úřadu dle

       čl. 33 GDPR a to bez zbytečného odkladu a pokud možno do 72 hodin od okamžiku, kdy se

       o porušení dozvědělo, ohlásí dozorovému úřadu příslušnému podle článku 55, ledaže je

       nepravděpodobné, že by toto porušení mělo za následek riziko pro práva a svobody fyzických

       osob. Pokud není ohlášení dozorovému úřadu učiněno do 72 hodin, musí být současně s ním

       uvedeny důvody tohoto zpoždění.

10.11. Při provozování kamerového systému v bytovém domě Společenství vlastníků posoudí

       včas každou prováděnou operaci s daty, a současně zváží úroveň zabezpečení systému a

       všechna další kritéria.

       Čl. XI.

Závěrečná ustanovení

Změny a doplňky této směrnice činí orgán určený stanovami Společenství vlastníků.

Společenství vlastníků zajistí neprodleně kontrolu doposud zpracovávaných osobních údajů a

zajistí soulad s touto směrnicí. Údaje, u kterých není splněn účel jejich zpracovávání, nebo nejsou

potřebné k naplnění účelu zpracování, zajistí jejich likvidaci případně výmaz.

Nedílnou součástí této směrnice je

Vzor „Souhlasu se zpracováním osobních údajů“

Vzor „Prohlášení o mlčenlivosti“

Přehledy o zpracování osobních údajů – tabulka 1 až 3

 

Tato směrnice nabývá platnosti a účinnosti dnem 14. 5. 2018.

V Olomouci dne 14. 5. 2018


Kontakt

Společenství vlastníků jednotek v domech Nedvědova 357/1,358/3,359/5 Olomouc
Nedvědova 357/1 779 00 Olomouc
604 333 775